COVID-19 - Foire aux questions et mesures RH

Il est bon de rappeler quelques aspects légaux pour l’employeur dans cette situation de crise. Tout d’abord, l’employeur a l’obligation de prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité physique de ses travailleurs sur les lieux de travail (Article 51 de la Loi sur la santé et la sécurité du travail). La protection de ses employés face à la propagation de la COVID-19 en fait partie.

Ainsi, un employeur peut exiger qu’un de ses employés se mette en isolement s’il présente des symptômes de la maladie ou s’il a des motifs raisonnables de croire qu’il représente un risque de contagion, pour l’ensemble des employés, parce qu’il a été en contact avec une personne infectée par le virus ou s’il revient d’un voyage. En d’autres termes, vous avez l’obligation de mettre en place les mesures d'hygiène et bonnes pratiques sanitaires recommandées pour les employés dont la présence est nécessaire au maintien de vos activités. Voir section Mesures d’hygiène pour plus d’information. Les mesures d’hygiènes doivent être en lien avec votre secteur d’activité et inclure des moyens spécifiques permettant la distanciation sociale.

Afin d’assurer la sécurité du lieu de travail et si vous le jugez nécessaire, vous avez le droit de poser les questions suivantes :

• Est-ce que l’employé revient de voyage ?
• A-t-il été en contact avec une personne infectée ?
• Présente-t-il des symptômes reliés à la COVID-19 (nez qui coule, mal de gorge, toux, fièvre, difficultés respiratoires) ?

Les symptômes de la COVID-19 peuvent prendre jusqu’à 14 jours avant de se manifester, un employeur serait justifié d’imposer une quarantaine de 14 jours à un employé qui répond « oui » à l’une de ces questions.

De plus, l’employeur doit se rappeler qu’il doit respecter le droit à la vie privée de ses employés selon la Charte des droits et libertés de la personne. A cet effet, l’employeur ne peut demander d’autres questions que celles énumérés plus haut et doit préserver la confidentialité des renseignements obtenus.

Toutefois, dans la situation actuelle et selon l’Ordre des conseillers en gestion des ressources humaines et en relations industrielles, il est admis que si la santé d’un travailleur est en jeu, le devoir de protéger la santé et la sécurité des autres travailleurs a préséance sur le droit à la vie privée de ces derniers. En clair, si dans votre établissement, vous savez que vos employés ont été en contact avec une personne atteinte, vous avez l’obligation de prendre les mesures nécessaires afin de sécuriser votre lieu de travail et de le mentionner à vos employés, tout en préservant le nom de la personne atteinte.

De plus, en tout temps, l’employeur doit veiller au respect des principes d’égalité de traitement. Vos démarches doivent éviter tout jugement ou traitement différent pour un employé en fonction de ses caractéristiques personnelles telles que sa nationalité, son origine ethnique, sa race.

Isolement volontaire :

L’isolement volontaire s’applique lorsqu’un employé est de retour de vacances après le 12 mars. Elle s’applique également si l’employé a été en contact avec une personne contaminée ou si elle a reçu une recommandation de se mettre en isolement de la part des autorités sanitaires.

• L’employeur peut choisir de rémunérer son employé
• Des modalités particulières pourraient être proposées tel que le télétravail
• L’employé peut demander d’être payé en vacances, en reprise de temps supplémentaire accumulé ou selon votre politiques interne de congés rémunérés ou la convention collective
• L’employé peut faire une demande d’assurance-invalidité si le contrat d’assurance le prévoit
• L’employé peut faire une demande d’assurance-emploi, le délai de carence est levé, l’employeur doit émettre un relevé d’emploi
• Si l’employé n’est pas admissible à l’assurance-emploi, ou à tout autre programme offert par votre entreprise, le gouvernement provincial offre le Programme d’aide temporaire aux travailleurs et le gouvernement fédéral offre le nouveau programme d’ Allocation de soins d’urgence .

Isolement involontaire à la demande de l’employeur :

• Si la décision est basée sur des motifs légitimes visant à assurer la protection du milieu de travail
• L’employeur peut choisir de rémunérer son employé
• Des modalités particulières pourraient être proposées tel que le télétravail
• L’employé peut être rémunéré selon votre politique interne de congés rémunérés ou la convention collective
• L’employé peut faire une réclamation en assurance-invalidité si le contrat d’assurance le prévoit
• L’employé peut faire une demande d’assurance emploi , le délai de carence est levé, l’employeur doit émettre un relevé d’emploi
• Si l’employé n’est pas admissible à l’assurance-emploi, ou à tout autre programme offert par votre entreprise, le gouvernement provincial offre le Programme d’aide temporaire aux travailleurs et le gouvernement fédéral offre le nouveau programme d’ Allocation de soins d’urgence .

Isolement involontaire suite à un ordre du ministère :

• L’employeur peut choisir de rémunérer son employé
• Des modalités particulières pourraient être proposées tel que le télétravail
• L’employé peut être rémunéré selon votre politique interne de congés rémunérés ou la convention collective
• L’employé peut faire une réclamation en assurance-invalidité si le contrat d’assurance le prévoit
• L’employé peut faire une demande d’assurance emploi , le délai de carence est levé, l’employeur doit émettre un relevé d’emploi
• Si l’employé n’est pas admissible à l’assurance-emploi, ou à tout autre programme offert par votre entreprise, le gouvernement provincial offre le Programme d’aide temporaire aux travailleurs et le gouvernement fédéral offre le nouveau programme d’ Allocation de soins d’urgence .

Isolement suite à la contraction du virus :

• Afin de ne pas engorger les systèmes de santé, l’OMS recommande aux employeurs de ne pas demander de billet médical qui atteste que l’employé est atteint de la COVID-19
• Toutefois, lors du retour au travail, l’employeur peut demander à l’employé de lui présenter un certificat médical signifiant qu’il n’est plus porteur du virus
• L’employé peut être rémunéré selon votre politique interne de congés rémunérés ou la convention collective
• L’employé peut faire une réclamation en assurance-invalidité si le contrat le prévoit
• L’employé peut faire une demande d’assurance emploi , le délai de carence est levé, l’employeur doit émettre un relevé d’emploi
• Si l’employé n’est pas admissible à l’assurance-emploi, ou à tout autre programme offert par votre entreprise, le Programme d’aide temporaire aux travailleurs a été mis de l’avant pour leur offrir une aide financière

Droit de refus

Un employé a le droit de pratiquer son droit de refus de travailler (Article 12 de la Loi sur la santé et la sécurité du travail) s’il a des “motifs raisonnables” de craindre pour sa santé ou sa sécurité au travail. Le simple fait de craindre la contamination n’est pas un motif suffisant. Toutefois, il pourrait refuser de travailler auprès d’un collègue qui présente un risque d’infection, selon les critères nommés par les autorités de santé publique. Dans un tel cas, un avis doit être envoyé à la CNESST qui déterminera la légitimité de la demande.

Dans la situation actuelle, il est fort possible que les employés aient à s’absenter de façon ponctuelle plus régulièrement pour diverses raisons. Nous vous invitons à vous montrer ouvert et flexible

L’annonce de l’absence

Vos procédures habituelles de gestion des absences persistent en cette période. Un appel vous permettra de connaitre la raison de cette absence et ainsi appliquer les mesures appropriées :

• Absence régulière
• Absence afin d’assurer des obligations liées à la garde, à la santé ou à l’éducation de son enfant ou de l’enfant de son conjoint
• Absence liée à la pandémie de coronavirus
• Autres absences

La vie privée de vos employés est un droit enchâssé dans la charte des droits et libertés, vous devez veiller à respecter ce droit. Toutefois, dans la situation actuelle, selon l’Ordre des conseillers en gestion des ressources humaines et en relations industrielles, il est admis que si la santé d’un travailleur est en jeu, le devoir de protéger la santé et la sécurité des autres travailleurs a préséance sur le droit à la vie privée de ces derniers. Se référer à la section Obligations de l’employeur pour plus d’information.

Lors d’une absence, l’exigence de présenter un certificat médical devrait être suspendue afin d’atténuer la pression sur le réseau de la santé et également pour respecter la distanciation sociale.

Absences régulières

En raison d’une maladie, vos employés qui bénéficient de 3 mois de service continu, ont droit à 2 jours d’absence du travail payés par année.

Les employés bénéficiant d’absences ponctuelles ou de retard pourraient combler le manque à leur horaire normal de travail par l’utilisation des heures mises en banque, des congés maladie, des congés mobiles, des congés fériés reportés le cas échéant ou tout autre forme de rémunération prévu au contrat de travail ou à la convention collective. Par mesure d’exception, et après entente avec vos employés, les vacances accumulées ou même les vacances à venir pourraient être utilisés.

Absence afin d’assurer des obligations liées à la garde, à la santé ou à l’éducation de son enfant ou de l’enfant de son conjoint

Le contexte actuel où les écoles et services de garde sont fermés exerce une pression additionnelle sur les familles et la garde des enfants. Les employés qui bénéficient de 3 mois de services continus peuvent se prévaloir de 10 jours d’absence par année dont 2 jours rémunérés doivent être rémunérés par l’employeur.

Afin de souvenir les familles, le gouvernement a mis en place des mesures exceptionnelles d’allocation de soins d’urgence dont peut bénéficier les employés qui devront s’absenter pour veiller à la garde de leurs enfants. Cette allocation procure 900$ aux deux semaines pour une période maximale de 15 semaines.

Absence liée à la pandémie de coronavirus

Voir section Isolement (quarantaine) et rémunération

Autres absences

Lorsque vos activités d’entreprise se poursuivent, vos employés doivent se présenter au travail selon l’horaire prévu. Une absence ou un refus de se présenter se gère selon les mesures habituelles. Absence liée au refus de se présenter au travail alors que l’employé n’est ni malade ni en quarantaine, ni en charge d’un proche n’est pas une situation actuellement couverte par les différents programmes gouvernementaux de soutien.

Lorsqu’il y a ralentissement des activités à cause des conséquences du COVID, il se peut que vous deviez procéder à des mises à pied temporaires.

Si toutefois vous devez procéder à des mises à pied temporaires , voici quelques informations. Tout d’abord, “une mise à pied temporaire suspend temporairement le contrat de travail, mais maintient la relation contractuelle et le lien d’emploi qui unissent l’employeur et le salarié.” C’est donc dire que l’employé pourra être rappelé à son poste à la fin de cette période.

Les obligations de l’employeur seront différentes si la mise à pied est prévue pour une durée de moins de 6 mois ou plus de 6 mois. Pour une durée de moins de 6 mois, l’employeur n’a aucune obligation quant à émettre un avis écrit ou à verser les sommes dues à l’employé qu’il désire mettre à pied. Ces obligations seront toutefois à respecter si la période de mise à pied dépasse 6 mois ou si elle devient permanente.

Bien que vous n’ayez pas l’obligation d’émettre un avis écrit, nous vous recommandons fortement d’en émettre un qui expliquera la situation de l’entreprise et pourquoi vous devez procéder à ces mises à pied. Cela vous permettra également de documenter le tout. A cet effet, nous pouvons vous faire parvenir un modèle d’ avis de mise à pied temporaire de moins de 6 mois.

Il vous faudra produire un Relevé d’Emploi dans les délais prescrits par la loi, soit 5 jours civils après la fin de la période de paie où il y a eu arrêt de la rémunération de l'employé pour le produire.

Pensez à garder contact avec vos employés régulièrement tout au long de la mise à pied. Il est important que vos employés sentent que vous vous préoccupez d’eux durant cette période difficile. C’est dans la façon de traiter vos employés que vous démontrez votre marque employeur. Le retour au travail n’en sera que facilité!

Le maintien de la communication lors de l’absence

Lors de l’absence de votre employé, soit en isolement volontaire, en absence maladie ou en absence pour assurer des obligations liées à la garde, à la santé ou à l’éducation de son enfant ou de l’enfant de son conjoint, nous recommandons de maintenir un contact régulier par téléphone. Cette communication visera à préserver le lien entre votre employé et vous et ainsi à faciliter le retour.

Parlez des mesures prises dans l’entreprises, des changements dans l’organisation de l’avancement de certains projets. Ne cherchez pas à obtenir un diagnostic médical ou à suggérer des traitements, le médecin de votre employé est là pour ça.

Repenser votre modèle d’affaire

Évaluer la situation en termes d’opportunités plutôt que de contraintes. Avez-vous la possibilité de modifier vos activités afin de dispenser autrement vos services ou de produire différemment vos biens? Quels sont les besoins de vos clients? De quelle façon pouvez-vous y répondre?

Afin d’éviter des mises à pied temporaires, le gouvernement a mis en place un programme de travail-partagé avec des mesures spéciales pour aider les employeurs touchés par un ralentissement d’activités causé par la COVID-19. Cette mesure permet aux employeurs admissibles de conserver leurs employés tout au long de cette crise. Ces mesures sont temporaires.

Ce programme permet d’apporter un soutien de revenu aux employés admissibles aux prestations d’assurance-emploi, qui réduisent leur semaine de travail pendant la période de redressement de l’entreprise. Toutefois, l’employeur devra inscrire son programme au ministère, ce qui pourrait occasionner des délais.

Le télétravail constitue une bonne approche afin de freiner la propagation du virus en limitant le contact entre les personnes et gérer le niveau de stress collectif. Voici quelques conseils:

• Tous les employés ne sont peut-être pas habitués à faire du télétravail
  • Encouragez-les à faire un plan de travail
  • Établissez des objectifs
• Assurer une bonne communication tout au long de la mise en place du télétravail ce qui permettra à toutes les personnes touchées par le changement d’anticiper et d’apprivoiser les impacts possibles
• Établir une politique claire qui précisera les modalités à respecter, comme les applications à utiliser et les précautions à prendre. Ce document permet d’établir quelles sont les attentes et les responsabilités de chacun en matière de communication, de disponibilité, de santé et sécurité, d’assurances et de protection de l’information et des biens
• Il faut adapter certains modes de gestion et développer ses habiletés en communication pour compenser l’absence de communication spontanée, la perte de contacts informels avec les collègues ou l’absence d’information non verbale qui permet de « voir » si quelqu’un a l’air préoccupé ou malade
• S’assurer de favoriser la cohésion de groupe. Il existe bon nombre d’applications gratuites, que ce soit pour du partage de document, pour faire des réunions internes ou avec vos clients. Voici des exemples:
• Des outils pour le travail collaboratif et la gestion de projet
  • Confluence
  • Basecamp
• Des outils pour la gestion des tâches quotidiennes
  • Trello
  • Asana
• Des messageries en ligne pour rester au contact de son équipe
  • Slack
  • Microsoft Teams
• Pour plus d’informations concernant les devoirs de l’employeur quant aux frais inhérents et à la sécurité. Voir le lien suivant :

https://www.cpq.qc.ca/workspace/uploads/author-uploads/covid-19-mise-a-jour-et-etat-de-la-situation-pour-les-employeurs-du-queb-.pdf

L'employeur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique du travailleur. Pour ce faire, l’employeur doit mettre en œuvre des mesures d’identification, de contrôle et d’élimination du risque biologique que représente la COVID-19. À titre d’exemple, l’employeur doit appliquer les mesures d’hygiène nécessaires pour limiter la propagation du virus :

• Désinfection des espaces d’affluence;
• Distribution de produits antiseptiques;
• Un rappel des mesures d’hygiène respiratoire de base.

ll peut aussi adopter une pratique de travail favorisant la distance sociale pour minimiser les risques :

• L’évitement des réunions physiques;
• La prédilection pour les audio-conférences;
• Favoriser le télétravail. Se référer à la section Télétravail pour plus d’information

Pour plus de détails sur les mesures d’hygiènes à adopter :

https://www.canada.ca/fr/sante-publique/services/maladies/2019-nouveau-coronavirus/professionnels-sante/mesures-sante-publique-utilisees-reduire-covid-19.html

Communication de l’évolution de la pandémie

En temps de crise, se doter d’un plan de communication avec les employés devient très important. La communication est un facteur clé pour rassurer les gens. Bien communiquer et de façon régulière sont vos moyens de garder le contact avec vos employés présents, en télétravail, ou en mise à pied temporaire, de les tenir informés sur ce qui se passe, de leur fournir des points de repère et de vous assurer de maintenir un bon moral.

La transparence sera votre meilleur allier. Assurez-vous de communiquer les bons messages, aux bonnes personnes. En situation de crise, tenez-vous en aux faits et aux données dont vous aurez vérifié la pertinence; prévoyez des communications sur une base régulière auprès de vos employés, clients, fournisseurs; soyez précis et concis dans vos informations et surtout soyez à l’écoute afin de répondre aux préoccupations de vos employés.

Toutes vos interventions, durant cette période de crise, démontreront que vos employés sont votre priorité et auront un impact indéniable sur la fidélisation de ceux-ci!

Voici des liens de sources officielles qui vous procureront des informations fiables et à jour sur la COVID-19 :

Gouvernement du Canada : Maladie à coronavirus (COVID-19): mise à jour sur l’éclosion

Gouvernement du Québec : Infection au coronavirus – Les autorités de santé publique du Québec en appellent au calme en rectifiant les faits

Mises à jour quotidiennes

Avoir un même niveau d'information pour tout le monde

Il est très désagréable pour un salarié d'apprendre des nouvelles (bonnes ou mauvaises) sur son entreprise par un canal externe. L'entreprise doit ainsi prendre les devants et diffuser elle-même les informations qui la concernent vers tous les membres pour s’assurer que tous ont les mêmes informations.

Un plan de continuité des affaires ou des opérations doit être modulé selon votre type d’entreprise et être assez flexible pour vous permettre de gérer les risques et la continuité de vos affaires au moment d’un incident, d’un désastre ou d’une crise majeure, comme celle que nous vivons présentement. Il devrait inclure les éléments suivants:

• Établir une politique de mesures d'hygiène et bonnes pratiques sanitaires
• Cibler les activités prioritaires : identifier les activités prioritaires et critiques dans votre organisation, c’est-à-dire les services qui ne peuvent pas être interrompus (contrairement à ceux qui pourraient être temporairement suspendus). À titre d’exemple, la paie est un service prioritaire. Les activités qui peuvent être effectuées en télétravail et celles qui exigent la présence sur place d’employés
• Déterminer un comité ou une ligne de commandement : en temps de crise, il est essentiel de prévoir qui fait quoi, car la zizanie peut facilement prendre le dessus. Déterminez les rôles et responsabilités de chacun. Prévoyez des responsables pour vos activités prioritaires et donnez des directives claires. Mettez en place des mesures tant pour le maintien des activités opérationnelles que stratégiques de l’organisation, prévoyez l’absence de personnes clées. Ainsi que le manque de personnel.
• Liquidité : réviser vos dépenses et sachez où diminuer vos coûts d’opération afin de préserver un minimum de liquidité, que vous verrez à suivre de façon quotidienne. Assurez-vous d’avoir une marge de crédit qui vous permettrait de faire face à des dépenses imprévues
• Plan de communication : un plan de communication peut faire la différence entre une crise bien gérée et une qui ne l’est pas. Cette différence aura un impact majeur tant sur vos employés, votre clientèle que sur vos fournisseurs. Soyez le plus transparent possible et communiquez sur une base régulière, il s’agit de transmettre les bonnes informations, tout en étant le plus rassurant possible. Voir la section Plan de communication en temps de crise
• Prévoyez la suite : cette crise peut-elle présenter des opportunités de produits ou de services à offrir ? Déterminez qui sera responsable d’y réfléchir et de mettre en place de telles initiatives. Commencez à penser à la reprise : tirez profit des apprentissages qui auront été faits durant la crise, prévoir le redémarrage des opérations, le retour des employés, etc.

Le coronavirus est de toutes les tribunes, journaux, radio, tv, médias sociaux. Les risques pour la santé sont constamment abordés, les indicateurs économiques sont sur des pentes descendantes et les emplois sont menacés. Une telle conjoncture est propice au développement de sentiments anxieux. L’ambiguïté, la non-prévisibilité, l’anormalité de la situation peut être fortement anxiogène pour certains.

L’employeur constatera l’expression de ces sentiments par des comportements tels que : la diminution de la concentration, l’augmentation de l’absentéisme, la tension, l’irascibilité. Certains employés exprimeront ouvertement leur peur de contracter le virus en se présentant au travail ou partageront leurs angoisses économiques.

Prendre quelques instants pour rassurer ces personnes en leur rappelant l’ensemble des mesures prises par l’entreprise pour assurer la santé et la sécurité des travailleurs et revenir sur les mesures économiques gouvernementales peut être une bonne façon d’informer et ainsi d’atténuer les angoisses. Discuter, communiquer et partager régulièrement avec les employés permet de prévenir la progression de l’anxiété et les « bruits » de corridors qui pourraient être un vecteur de sentiments anxiogènes.

N’hésitez surtout pas à référer vos employés au PAE de votre organisation. De plus, vérifiez le contrat d’assurance collective de votre entreprise car certains couvrent une partie des frais liés aux services de professionnels de la santé, dont les psychologues, travailleurs sociaux. Partagez cette information à vos employés.

Assurez une présence, démontrez de l’empathie, de l’écoute et de la compréhension. Les relations qui se tisseront ou qui se solidifieront dans la gestion de cette crise, démontreront à vos employés toute la valeur que vous leur accordez.

En cohérence avec les directives gouvernementales, plusieurs entreprises ont mis en place de façon plus ou moins expéditive, le télétravail. Ce mode de travail, même temporaire, nécessite quelques règles afin d’assurer, la sécurité des informations, l’efficacité et le maintien de la productivité de vos employés. La gestion à distance peut être un défi en situation « normale » de travail alors en situation d’exception, elle peut être chaotique

Pour garder le contrôle, quelques règles de gestion doivent être mis en place pour vos employés en télétravail :

• Assurez-vous que vos employés ont tout le matériel requis pour effectuer leur travail. Le matériel technique et technologique, connexion internet mais également l’accès aux répertoires et autres documents.
• Planifiez le travail avec vos employés en discutant ensemble des échéanciers des projets.
• Assurez-vous que les communications et les informations soient diffusées à tous. Par courriel ou autres moyens électroniques.
• Pour briser le sentiment d’isolement engendré par le télétravail, n’hésitez pas à faire journalièrement des rencontres d’équipes ou en dyades
• L’utilisation d’applications telles que teams, skype ou facetime permet de voir ses collègues et son gestionnaire. Le fait de se voir lors d’une communication contribue à une meilleure compréhension car les volets verbaux et non verbaux sont présents.
• Maintenez les communications au même titre que si l’employé était présent au travail. Initiez des « conversations de corridors » par les applications ci-haut présentées afin de maintenir le sentiment d’appartenance à l’équipe et à l’entreprise malgré la distance.

La fidélisation des employés sera un des enjeux de la présente crise. Les mesures de soutien que vous aurez instaurées durant cette crise faciliteront le retour au travail et la reprise efficace des activités.