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Description
Sous l’autorité du vice-président – Stratégie et rayonnement des affaires et sous la supervision de la Conseillère principale, l’adjoint(e) administratif(ve) – Coordination aux ventes et marketing, apporte un soutien administratif et logistique aux différents membres de l’équipe du rayonnement des affaires. À cet effet, le titulaire du poste assume différentes tâches cléricales reliées au secrétariat et coordonne les aspects logistiques des activités de prospection et de rétention de l’équipe. Le titulaire du poste apporte également un soutien dans les initiatives de service à la clientèle et de développement d’affaires dans l’ensemble des activités du CPQ.
Apporter un soutien à l’équipe de rayonnement des affaires :
- Répondre aux demandes téléphoniques, courriel et web et les référer à l’équipe.
- Préparer, formater et distribuer les outils de vente utilisés par l’équipe ainsi que la documentation nécessaire aux rendez-vous d’affaires.
- Contribuer à la rédaction ou à la diffusion de différents documents, courriels ou lettres reliés aux représentations (remerciements, transmission d’informations, propositions aux prospects ou ententes de partenariats, etc.)
- Contribuer à la saisie et la mise à jour continuelle des données dans l’outil de gestion de la relation client (CRM) : entrer les données au sujet des prospects et clients rencontrés; consigner au dossier les notes de suivi; effectuer les diverses corrections, compléter et faire les recherches nécessaires pour mettre à jour les dossiers actifs.
- S’assurer d’obtenir et consigner les suivis à effectuer à la suite des différentes rencontres d’affaires et internes, et ce, en collaboration avec les autres équipes de services du CPQ et le bureau du président-directeur général.
- Émettre et distribuer les rapports de ventes, de suivi de projets et statistiques.
- Contribuer à l’amélioration des outils de travail en fonction des besoins portés à son attention.
Tenir à jour l’agenda du vice-président – Stratégie et rayonnement des affaires :
- Prendre les rendez-vous d’affaires et veiller à les coordonner avec ceux des autres membres de la direction et de l’équipe du rayonnement des affaires.
- Effectuer les réservations nécessaires des déplacements d’affaires tels transports, hôtels, lunchs, cocktails, conférences, visites, séminaires, de même que les rappels appropriés.
- Procéder à l’inscription aux activités de développement des affaires et consigner toute information pertinente à l’agenda.
Compétences recherchées :
- Diplôme d’études collégiales dans un domaine connexe aux fonctions décrites précédemment. L’expérience de travail peut compenser des années de scolarité manquantes.
- Expérience minimale de 3 à 5 ans en service à la clientèle ou dans un poste similaire (secrétariat, travail de bureau, soutien aux ventes, consultation); des études en vente et marketing peuvent compenser pour les années d’expérience manquantes.
- Esprit corporatif, curiosité et bonne connaissance du milieu des affaires québécois et être stimulé par l’atteinte d’objectifs de groupe.
- Débrouillardise, autonomie, rigueur, initiative et organisation, entregent ainsi qu’un souci élevé du service à la clientèle
- Excellente maîtrise des outils informatiques de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Powerpoint et des outils de publipostage)
- Connaissance et facilité à travailler avec un outil de gestion de la relation client (CRM) et à générer des rapports. Expérience avec Salesforce un atout.
- Excellente maîtrise du français écrit et oral ainsi qu’une très bonne connaissance de l’anglais.
