Le plan de gestion des risques et de continuité des affaires : l’outil de gestion le plus précieux de l’organisation

C’est bien connu, les malheurs n’arrivent qu’aux autres… n’est-ce pas ? Pourtant, bon nombre d’entreprises sont touchées au quotidien par des événements qui affectent la bonne marche de leurs opérations, allant même parfois jusqu’à toucher leur crédibilité et leur réputation.

Votre entreprise est-elle à l’abri des conséquences d’un accident de travail grave, voire mortel ? Nous nous souvenons tous de la crise du verglas et celle du H1N1. Comment prévoir et gérer les imprévus ? Inondations… cyberattaques… manque de liquidités… incapacité à attirer et retenir les talents… changements législatifs… risques environnementaux… rappel de produits… absentéisme… grève/conflit de travail… fraude… harcèlement… et on en passe.

Force est de constater qu’aucune entreprise n’est complètement à l’abri. Voici les faits saillants d’un sondage réalisé par le ministère de l’Économie et de l’Innovation en 2018 :

Une proportion de 33 % des entreprises dit avoir déjà subi un sinistre.
Au total, 45 % des entreprises croient que les phénomènes liés aux changements climatiques font ou feront augmenter leur risque de subir un sinistre un jour.
En tout, seuls 52 % des entreprises déterminantes ont prévu des mesures d’urgence regroupées dans un plan de continuité des activités ou un document semblable.

C’est donc dire qu’une entreprise sur deux au Québec n’a pas de plan de continuité des affaires. Pouvez-vous vous payer le luxe de ne pas en avoir ? Car la question n’est pas de savoir si vous aurez à faire face à une crise, mais bien de savoir quand vous aurez à y faire face. Quoi faire pour vous y préparer ? Comme nous le dit le dicton : « vaut mieux prévenir que guérir ». Or, il est avantageux pour toute entreprise d’avoir un plan de gestion de risques et de continuité des affaires afin de pouvoir réagir plus efficacement au moment d’un incident.

Voici une idée des différentes étapes nécessaires à son élaboration :

Créer un comité de travail : la gestion de risque est un sport d’équipe. Assurez-vous d’avoir l’apport de tous les départements afin d’identifier l’ensemble des risques.
Cerner et évaluer les risques : avec l’aide de tous les membres du comité de travail, identifiez l’ensemble des risques pouvant affecter votre organisation. Ensuite, vous pourrez en faire l’analyse à l’aide d’une matrice « probabilité d’occurrence versus gravité des conséquences », ce qui vous aidera à les prioriser.
Cibler les activités prioritaires : votre analyse devra également identifier les activités prioritaires dans votre organisation, c’est-à-dire les services qui ne peuvent pas être interrompus (contrairement à ceux qui pourraient être temporairement suspendus). À titre d’exemple, la paie est un service prioritaire.
Clarifier les rôles de chacun : il est essentiel de prévoir qui fait quoi. Par exemple, dans le cas d’un employé qui travaille dans un service qui est interrompu, l’organisation doit prévoir le relocaliser dans un service prioritaire.
Dresser plus d’un plan : aucun plan d’urgence n’est infaillible. Ayez un plan A, un plan B et même un plan C pour chaque activité prioritaire. Il faut ensuite s’assurer d’avoir des moyens (outils, équipements, formation, etc.) qui soient disponibles et fonctionnels.
Élaborer un plan de communication : un plan de communication peut faire la différence entre une crise bien gérée et une qui ne l’est pas. Cette différence aura un impact majeur sur la continuité des affaires. Dans un contexte de gestion de crise, la communication est une priorité et des personnes responsables doivent être identifiées au préalable. Qui ne se souvient pas d’André Caillé pendant la crise du verglas ? Nul doute dans ce cas-ci qu’Hydro-Québec avait un plan de communication. Autre élément important : le plan de continuité doit être connu de tous au sein de l’organisation. Ainsi, votre plan de continuité devra encadrer les communications. Assurez-vous de bien établir ce qui sera dit, à qui, par qui et à quel moment.
Effectuer des simulations et des mises à jour : vous changez les piles de votre détecteur de fumée deux fois l’an lors du changement d’heure, vous faites des simulations d’évacuation avec vos employés. Il en va de même pour votre plan de gestion des risques et de la continuité. Faire des simulations est primordial afin d’identifier et de prévenir les pépins susceptibles de se produire advenant qu’une situation réelle se produise.

Bien entendu, l’élaboration d’un tel plan exige quelques mois de travail, mais cela en vaut le coût, car il est bien rare qu’une crise s’annonce avant d’arriver. Et comme les organisations sont dynamiques et appelées à évoluer, la mise à jour régulière de votre plan de gestion de risques et de continuité des affaires lui permettra de refléter cette évolution et d’être ajusté en cours de route.

En ayant un tel plan, vous pourrez ainsi éviter d’agir en mode panique advenant un événement; les rôles de chacun seront clairs et vous serez en mesure d’intervenir beaucoup plus rapidement, ce qui vous permettra également un « retour à la normale » beaucoup plus rapide.

Nous vous invitons également à consulter :

Guide de gestion de la continuité – ministère de l’Économie et de l’Innovation

Les conseillers du ministère de l’Économie et de l’Innovation peuvent vous accompagner dans la mise en œuvre de la gestion de la continuité des activités. Pour parler à un conseiller de votre région, téléphonez au 1 866 463-6642.